Systemguide: 6 ting å tenke på ved valg av system for tiltaksoppfølging

Systemguide for tiltaksoppfølging

1.  Personvern

Personvern er en nøkkelfaktor når det gjelder håndtering av sensitive opplysninger. Et godt og moderne system for tiltaksoppfølging prioriterer å overholde strenge personvernkrav, noe som gir trygghet for virksomheten, veiledere og veisøkere. Det stilles ytterligere krav til sikkerhet i det man behandler særlige kategorier: Personvernprinsipper fra Datatilsynet.

Spørsmål å stille:

• Hvordan sikrer systemet samtykkehåndtering og at personvernregler overholdes?
• Har systemet tilgangsstyring?
• Oppdateres systemet regelmessig i henhold til gjeldende lovgivning?
• Håndterer systemet kravet til dataminimering?
• Har systemet støtte for å vise adgangslogg og innsynslogg?

‍

 2.  Effektive arbeidsprosesser

Et godt og moderne system for tiltaksoppfølging legger tilrette for en effektiv prosess ved å automatisere mange administrative oppgaver, noe som kan frigjøre tid for veilederne. I tillegg må systemet muliggjøre digital samhandling mellom tiltaksarrangør, veisøker og nettverket rundt. Dette vil bidra til smidigere arbeidsflyt, økt transparens og mer brukermedvirkning.

Spørsmål å stille:

• Hvordan hjelper systemet med å redusere manuelle oppgaver?
• Er systemet intuitivt og enkelt å bruke for alle ansatte?
• Hvor godt integreres systemet med andre verktøy som allerede brukes?
• Støtter systemet digital oppfølging og mulighet for veisøker til aktiv deltakelse i eget forløp?

‍3.  Tiltaksspesifikk arbeidsflyt

Et godt og moderne system for tiltaksoppfølging er utviklet med en arbeidsflyt som er tilpasset kravene for ulike tiltak, inkludert de som stilles av NAV. Dette inkluderer tilpasset arbeidsflate og rapportering som bidrar til at tiltaksarrangør kan oppfylle de nødvendige kravene. Et godt og moderne system tar hensyn til krav om dataminimering, og bidrar til mindre bruk av fritekst.  

Spørsmål å stille:

• Er systemet tilpasset de spesifikke kravene til tiltakene vi leverer?
• Hvilke tilpasningsmuligheter finnes for å møte spesifikke regulatoriske krav?
• Kan systemet tilpasse arbeidsflate basert på hvilken rolle/funksjon den ansatte har knyttet til tiltaksgjennomføring?
• Tar systemet hensyn til dataminimering, eller inneholder journalføringen mye fritekst?

4.  Kvalitet‍

Et godt og moderne system for tiltaksoppfølging er utviklet med utgangspunkt i det nasjonale kvalitetsrammeverket for karriereveiledning. Dette gir en strukturert oppfølging og bidrar til lik behandling av veisøkere. Et godt system for tiltaksoppfølging legger også vekt på etikk, noe som er viktig for virksomheter som ønsker å følge høye etiske standarder i sitt arbeid.

Spørsmål å stille:‍

• Hvordan sikrer systemet at kvalitetsstandarder overholdes?
• Hvordan støtter systemet vår virksomhets etiske retningslinjer?
• Har systemet automatiserte sletterutiner?
• Bidrar systemet med statistikk og erfaringsdata som forbedrer beslutningsprosesser?
• Har leverandøren og underleverandører relevante sertifiseringer?

5.  Fleksibilitet og skalerbarhet

Et godt og moderne system for tiltaksoppfølging kan tilpasses og skreddersys etter kundens spesifikke behov, enten det gjelder mindre eller større virksomheter. Dette bidrar til at mindre aktører kan velge et oppsett med enkel funksjonalitet, mens større aktører kan utvide systemet ved behov.‍

Spørsmål å stille:

• Hvor enkelt er det å skalere systemet opp eller ned i takt med virksomhetens behov?
• Tilbyr systemet tilstrekkelig fleksibilitet til å møte virksomhetens spesifikke behov?
• Er det kostnadseffektivt å tilpasse systemet til ulike funksjonalitetskrav?
• Er systemet innovativt og fremtidsrettet?

6.  Brukerstøtte og opplæring

Et godt og moderne system for tiltaksoppfølging leveres med god opplæring og brukerstøtte fra oppstart, leveranse og til support.

‍Spørsmål å stille:‍

• Hvilken type opplæring tilbys, og hvor omfattende er den?
• Hvordan fungerer kundesupporten, og hvor raskt kan vi forvente hjelp?
• Er det ressurser tilgjengelig for kontinuerlig opplæring og oppdateringer?
• Er det kostnadsfri support?

‍

Velg system som støtter din virksomhet

Når du skal velge system for tiltaksoppfølging, bør du basere beslutningen på din virksomhets spesifikke behov og kravene som stilles til deg som tiltaksarrangør. Ved å stille de riktige spørsmålene og nøye vurdere alternativene, kan du velge det systemet som best støtter dine mål og krav, og som bidrar til å løfte kvaliteten og effektiviteten i din virksomhet.

‍

Som systemleverandør til mange tiltaksarrangører, har vi i Ad Opus god innsikt i kravene som stilles. Vi bidrar aktivt med utarbeidelse av blant annet teknisk dokumentasjon, ROS-analyse og annen nødvendig dokumentasjon som tiltaksarrangører har behov for ved nytegning av avtaler med NAV.

‍

Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål vedrørende innhold i guiden, eller hvis du vil vite mer om hvordan Ad Opus kan være en systemstøtte for din virksomhet.

‍‍

Ad Opus: Kvalitet, personvern og effektivitet – alt i ett system