Bakgrunn
Vinn Hallingdal er en tiltaksbedrift som tilbyr arbeidsrettede tiltak og tjenester for personer som står utenfor arbeidsmarkedet. Vinn Hallingdal hjelper deltakere med å finne passende jobber ved å koble dem med arbeidsgivere som har behov for deres kompetanse. De arbeider også for sosial inkludering ved å inkludere personer med ulike utfordringer i arbeidslivet, som for eksempel funksjonshemninger eller langvarig ledighet. Gjennom disse tiltakene bidrar Vinn Hallingdal til å forbedre livskvaliteten for deltakerne, øke deres sjanser for å få arbeid og støtte deres integrasjon i samfunnet.
Med kontinuerlige endringer i bransjen og oppdateringer i regelverket (GDPR), har det vært avgjørende for Vinn Hallingdal å tilpasse seg med mer fleksible og robuste løsninger.
Utfordring
Vinn Hallingdal sto ovenfor utfordringer knyttet til sine arbeidsprosesser og bruk av journalsystemet. Tidligere jobbet ansatte ofte med rapporter lokalt og måtte kopiere dem inn i systemet senere, spesielt når serveren eller løsningen var nede. En ineffektiv praksis som økte risikoen for databrudd og personvernbrudd.
I tillegg krevde håndteringen av sensitiv informasjon at selskapet skulle dokumentere og bevise overholdelse av sikkerhetskrav, noe som var både tid -og ressurskrevende.
Løsning
For å møte disse utfordringene, valgte Vinn Hallingdal å implementere Ad Opus, et robust journalsystem med fokus på personvern og sikkerhet. Løsningen sikrer at alle data er beskyttet og alltid tilgjengelige, noe som eliminerer behovet for lokale kopier og reduserer risikoen for databrudd.
Ad Opus gjør det også vanskelig å begå personvernbrudd ved at informasjon ikke kan kopieres eller flyttes ut av systemet uten bevisste handlinger. Dette har gjort det enklere for ansatte å følge riktige prosedyrer.
Med Ad Opus, støttet av en solid databehandleravtale, slipper Vinn Hallingdal arbeidet med å dokumentere og vise at de innfrir alle krav til sikkerhet. Dette systemet fungerer også som et styringsverktøy i kommunikasjonen med instanser som NAV.
«Nå slipper vi arbeidet med å dokumentere og vise at vi innfrir alle krav til sikkerhet. Med Ad Opus er dette på plass.»
- Omar Jonsson, jobbveileder og dataansvarlig Vinn Hallingdal.
Ad Opus brukes primært for rapportskriving, signering og deling av dokumenter, og sikrer at all sensitiv informasjon oppbevares trygt. Vinn Hallingdal planlegger overgang til Ad Opus web. Her får de tilgang til digitale oppfølgingsverktøy som chat, som sikrer at mest mulig kommunikasjon forblir innenfor systemet. Gjennom implementeringen av Ad Opus har Vinn Hallingdal sikret en tryggere og mer effektiv digital fremtid.
